Note juridique : Les interventions sur les copropriété en difficultés

Le mandataire ad hoc : mesure judiciaire préventive

La demande de désignation d’un mandataire ad hoc suppose une situation d’impayé.

La procédure d’alerte doit être lancée lorsque, au moment de l’arrêté des comptes annuels, il est constaté que les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles si la copropriété comprend jusqu’à 200 lots de copropriété (15 % si elle comporte 201 lots et plus)1.

Ce pourcentage est calculé sur la base des sommes exigibles au titre du budget prévisionnel et des dépenses suivantes :

• Travaux de conservation et d’entretien de l’immeuble (hors maintenance)
• Travaux portant sur les éléments d’équipement communs (hors maintenance)
• Travaux d’amélioration
• Études techniques (diagnostics et consultations)

Dans ces circonstances, le syndic doit informer le conseil syndical. Cette information doit présenter l’état des impayés avant répartition à la date de clôture des comptes. La lettre doit être adressée sans délai à chaque membre du conseil syndical.

Le syndic doit saisir sur requête le juge d’une demande de désignation d’un mandataire ad hoc.(2)

La procédure d’alerte peut aussi être lancée en l’absence de vote de l’assemblée générale sur l’approbation des comptes depuis au moins 2 ans.

Qualité pour agir
Le syndic a 1 mois à partir de la clôture des comptes pour faire un recours auprès du président du tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble et demander la désignation d’un mandataire ad hoc.

Le syndic n’a pas besoin d’obtenir l’autorisation en assemblée générale des copropriétaires pour saisir le tribunal.(3)

En l’absence d’action du syndic dans un délai d’un mois à compter de la clôture des comptes, en l’absence de syndic ou en l’absence de vote de l’assemblée générale sur l’approbation des comptes depuis au moins 2 ans, le président du tribunal judiciaire peut être saisi directement par l’une des personnes suivantes :

• Copropriétaires représentant au moins 15 % des voix du syndicat des copropriétaires
• Président du conseil syndical. Il agit aux frais du syndicat des copropriétaires. Il doit fournir au syndic un état des frais de justice prévisionnels accompagné de devis pour qu’il procède aux avances nécessaires
• Créancier dont les factures de travaux, d’eau ou d’énergie, votées par l’assemblée générale et exécutés, restent impayées depuis au moins 6 mois et après un commandement de payer non respecté
• Préfet
• Procureur de la République
• Président de l’organe délibérant de l’EPCI: (Établissement public de coopération intercommunale) compétent en matière d’habitat du lieu de situation de l’immeuble
• Maire de la commune où est situé l’immeuble

Lorsque la demande tendant à la désignation d’un mandataire ad hoc n’émane pas du syndic, le président du tribunal judiciaire statue en la forme des référés. L’assignation est délivrée au syndicat des copropriétaires.
La saisine doit être accompagnée des pièces justificatives (factures impayées, lettres de rappel, mises en demeure, échanges de courriers divers…).

Le président du tribunal judiciaire peut entendre toute personne de son choix avant de rendre sa décision.

Choix du mandataire (4)
Avant la loi ALUR, les textes ne donnaient pas d’indication quant aux personnes pouvant être désignées en tant que mandataire ad hoc.

Aujourd’hui, les personnes physiques ou morales pouvant être désignées comme mandataires ad hoc sont :

• un administrateur judiciaire,
• une personne physique ou morale dotée d’un diplôme juridique de niveau master 2 (droit civil, comptabilité et construction ou gestion immobilière) ainsi que d’une expérience de 3 ans en gestion de copropriété ou dans le conseil des syndicats de copropriétaires.

Le juge peut entendre toute personne de son choix (membre du conseil syndical ou non) avant de statuer.

Les mandataires ad hoc ne peuvent être désignés syndic à l’issue de leur mission.

Rôle et missions

Le mandataire ad hoc a la mission suivante :

• Analyser la situation financière de la copropriété et l’état de l’immeuble
• Élaborer des préconisations pour rétablir l’équilibre financier et assurer la sécurité de l’immeuble
• Mener toute action de médiation et de négociation entre les parties en cause

Le mandataire ad hoc peut se faire assister à ses frais, sur autorisation du juge, de tout tiers de son choix pour mener sa mission.
Par ailleurs, le syndic doit fournir au mandataire ad hoc désigné l’ensemble des documents nécessaires à la réalisation de sa mission. La transmission de ces documents doit être faite dans les 15 jours suivant la notification de l’ordonnance du juge au syndic.
Le mandataire ad hoc peut saisir le président du tribunal judiciaire des difficultés rencontrées dans l’exercice de sa mission.
Le mandataire ad hoc doit d’abord adresser un rapport de mission au président du tribunal judiciaire dans un délai de 3 mois renouvelable une fois.

Ce rapport doit comporter les éléments suivants :

• État des lieux de l’organisation juridique et foncière de la copropriété
• Situation technique de l’immeuble (analyse des charges courantes, travaux et opérations exceptionnels et diagnostics)
• Analyse du fonctionnement des instances de la copropriété, de l’ensemble des comptes (impayés, dettes et créances non recouvrées, …), contentieux en cours et contrats souscrits
• Préconisations, calendrier des actions à mettre en œuvre par ordre de priorité et estimation sommaire des dépenses et recettes envisagées dans le cadre de ces actions

Lorsque le mandataire ad hoc constate que la copropriété rencontre d’importantes difficultés financières ou de gestion, il doit saisir le juge pour qu’il désigne un administrateur provisoire pour éviter de retarder la mise en œuvre des mesures remédiant aux difficultés.

Ce rapport doit ensuite être transmis par le greffe du tribunal judiciaire au syndic, au conseil syndical, au maire de la commune où se situe l’immeuble, au préfet et au président de l’organe délibérant de l’EPCI.

Fonctionnement de la copropriété
La copropriété continuera à être gérée, au cours de cette procédure, par le conseil syndical et le syndic qui restent en place et conservent leurs pouvoirs.

Le syndic doit informer chaque copropriétaire de la possibilité de consulter le rapport de mission, à son bureau ou tout autre lieu fixé par l’assemblée générale, pendant les heures ouvrables dans le mois qui suit la remise du rapport.

Cette information doit leur parvenir par l’un des moyens suivants :

• Lettre recommandée avec avis de réception
• Remise contre émargement
• Courrier électronique

Un extrait du rapport peut être joint au courrier.

Une copie du rapport peut être remise à tout copropriétaire qui en fait la demande et à ses frais, y compris par voie dématérialisée.

Le syndic doit inscrire les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre du rapport à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale doit se tenir dans les délais suivants :

• Dans les 6 mois suivant la remise du rapport si aucune mesure d’urgence n’est recommandée
• Ou dans les 3 mois suivant la remise du rapport si des mesures d’urgence sont recommandées

Le syndic doit convoquer une assemblée générale spéciale si aucune assemblée n’est déjà prévue dans le délai (6 ou 3 mois).
Le procès-verbal de l’assemblée générale qui s’est tenue doit par la suite être notifié par le syndic dans les 6 mois suivants la remise du rapport aux personnes suivantes :

• Auteurs de la saisine
• Juge
• Mandataire ad hoc

Le président du tribunal judiciaire précise et motive spécialement dans sa décision l’imputation des frais relatifs à l’intervention du mandataire ad hoc. Cette affectation peut avoir lieu entre le syndicat des copropriétaires et les autres parties à la procédure, ou le partage des frais entre eux.

L’administrateur provisoire : mesure judiciaire de redressement de droit commun

Modalités de désignation (5)
La désignation d’un administrateur provisoire peut intervenir dès lors que l’équilibre financier du syndicat des copropriétaires est gravement compromis ou lorsque le syndicat ne peut pourvoir à la conservation de l’immeuble. Un administrateur provisoire peut également être nommé pour liquider les dettes d’un syndicat en cas d’expropriation ou de dissolution du syndicat.

Qualité pour agir
Les personnes suivantes peuvent saisir le président du tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble pour faire nommer un administrateur provisoire :

• Syndic de copropriété après consultation du conseil syndical
• Copropriétaires représentant au moins 15 % des voix du syndicat des copropriétaires
• Procureur de la République
• Maire de la commune où est situé l’immeuble
• Président de l’organe délibérant de l’EPCI
• Préfet
• Mandataire ad hoc, s’il a été désigné dans le cadre de mesures préventives

Le président du tribunal judiciaire statue selon la procédure accélérée au fond ou sur requête. L’assignation est délivrée au syndicat des copropriétaires.

L’administrateur provisoire est désigné par le président du tribunal judiciaire, par ordonnance.

Le président du tribunal judiciaire fixe la durée et l’étendue de la mission de l’administrateur provisoire. Cette durée est d’un an minimum. (6)
La rémunération de l’administrateur provisoire est forfaitaire et varie selon le nombre de lots dans la copropriété. Mais lorsque la copropriété comporte 500 lots et plus, l’entière rémunération de l’administrateur provisoire est fixée par le juge en fonction des frais engagés et des missions accomplies.

L’ordonnance est portée à la connaissance des copropriétaires dans le mois qui suit son prononcé.

L’administrateur provisoire peut être un administrateur judiciaire, une personne physique (un particulier), une personne morale justifiant d’une expérience ou d’une qualification particulière ou le mandataire ad hoc s’il a été désigné dans le cadre des mesures préventives.
Le syndic en place ne peut pas être désigné au titre d’administrateur provisoire de la copropriété.

L’administrateur provisoire doit être indépendant du syndic, du syndicat des copropriétaire et des créanciers (pas de lien financier, de conseil, de subordination et aucun intérêt dans le mandat confié). L’administrateur provisoire ne peut pas être désigné syndic de la copropriété dans un délai de 5 ans à partir de la fin de sa mission.

Dans le mois qui suit sa désignation, l’administrateur provisoire doit en informer les copropriétaires, par l’un des moyens suivants :

• Remise contre émargement
• Lettre recommandée avec avis de réception
• Courrier électronique
• L’administrateur provisoire doit joindre la copie de l’ordonnance qui l’a désigné.

Une copie de l’ordonnance de désignation est également adressée par le greffe du tribunal judiciaire au procureur de la République, au préfet, au maire de la commune et au président de l’EPCI.

Le président du tribunal judiciaire peut à tout moment, modifier la mission de l’administrateur provisoire, la prolonger ou y mettre fin à la demande de l’administrateur provisoire.

Etendue de ses missions (7)
L’administrateur provisoire est chargé de prendre les mesures nécessaires pour rétablir le fonctionnement normal de la copropriété.

Pour assurer sa mission, le président du tribunal judiciaire lui confie tous les pouvoirs du syndic de copropriété et tout ou partie des pouvoirs de l’assemblée générale des copropriétaires et du conseil syndical.

Le mandat du syndic cesse d’office et sans indemnité.

Le conseil syndical et l’assemblée générale des copropriétaires, convoqués et présidés par l’administrateur provisoire, continuent à exercer les autres pouvoirs qui ne seraient pas compris dans la mission de l’administrateur provisoire.

Les prises de décision de l’administrateur provisoire nécessitent l’avis préalable du conseil syndical, sauf urgence.

L’administrateur provisoire peut aussi convoquer les copropriétaires pour les informer et les entendre.

L’administrateur provisoire doit préciser le mode de financement pour la mise en œuvre des décisions envisagées.

L’administrateur provisoire exécute personnellement la mission qui lui est confiée. Il peut toutefois, lorsque le bon déroulement de la mission l’exige, se faire assister par un tiers désigné par le président du tribunal judiciaire sur sa proposition et rétribué sur sa rémunération.

Par ailleurs, le syndic de copropriété doit fournir à l’administrateur provisoire l’ensemble des documents nécessaires à la réalisation de sa mission. La transmission de ces documents doit être faite dans les 15 jours suivant la notification de l’ordonnance du juge au syndic.

Dès qu’il prend une décision concernant la copropriété, l’administrateur provisoire doit la mentionner sur le registre des procès-verbaux d’assemblée générale. Il doit également adresser une copie de la ou les décisions à chaque copropriétaire, avec si besoin l’appel de fonds correspondant, par l’un des moyens suivants :

• Lettre recommandée avec avis de réception
• Remise contre émargement
• Courrier électronique

Rapport de mission

L’administrateur rend compte de son travail dans un rapport de mission transmis au président du tribunal judiciaire, à sa demande, au moins 1 fois par an.

Ce document doit indiquer toutes les mesures à adopter pour redresser la situation financière de la copropriété.

L’administrateur peut également transmettre un pré-rapport de mission au président du tribunal judiciaire.

L’administrateur provisoire doit déposer son rapport au greffe du tribunal judiciaire qui en adresse une copie au procureur de la République, au syndic de copropriété, au président du conseil syndical lorsqu’il y en a un ou en son absence, à chacun des membres du conseil syndical. Si le préfet, le maire de la commune, le président de l’EPCI en font la demande, le greffe du tribunal doit également leur adresser une copie du rapport de l’administrateur provisoire.

Ces personnes ont au plus tard 2 mois après la réception de la copie du rapport de l’administrateur provisoire pour formuler leurs observations. Ces observations doivent être transmises au greffe du tribunal judiciaire qui les communique au président du tribunal judiciaire et à l’administrateur provisoire.

Si aucun rapport n’a déjà été établit par un mandataire ad hoc dans le cadre d’une procédure préventive au cours de l’année précédente, l’administrateur provisoire, rend au plus tard à la fin des 6 premiers mois de sa mission, un rapport intermédiaire présentant les mesures à adopter pour redresser la situation financière du syndicat des copropriétaires.

Le syndic doit informer chaque copropriétaire de la possibilité de consulter le rapport de mission, à son bureau ou tout autre lieu fixé par l’assemblée générale, pendant les heures ouvrables dans le mois qui suit la remise du rapport.

Cette information doit leur parvenir par l’un des moyens suivants :

• Lettre recommandée avec avis de réception
• Remise contre émargement
• Courrier électronique

Un extrait du rapport peut être joint au courrier.

Une copie du rapport peut être remise à tout copropriétaire qui en fait la demande et à ses frais, y compris par voie dématérialisée.

Si les conclusions du rapport recommandent de soumettre certaines questions à l’assemblée générale des copropriétaires, elles doivent être inscrites à l’ordre du jour de cette assemblée ou d’une assemblée générale convoquée spécialement à cet effet.

Conséquences de la désignation d’un administrateur provisoire 8

La désignation de l’administrateur provisoire entraîne les conséquences suivantes :
Suspension de l’exigibilité des créances pour une période de 12 mois (ou jusqu’à 30 mois sur demande de l’administrateur provisoire)
Interruption ou interdiction des actions en justice de la part de tous les créanciers visant à la condamnation du syndicat débiteur au paiement d’une somme d’argent ou la résolution d’un contrat pour défaut de paiement d’une somme d’argent
Arrêt ou interdiction des procédures d’exécution de la part de ces créanciers ou des procédures de distribution (procédures de saisie) n’ayant pas produit un effet attributif avant la désignation de l’administrateur provisoire
Suspension des stipulations contractuelles prévoyant des majorations ou pénalités de retard et résolution automatique du contrat
Suspension des remboursements d’un emprunt collectif

Aucune procédure d’exécution à compter du 11 avril 2024, de quelque nature qu’elle soit, sur les sommes versées à la Caisse des dépôts et consignations par l’administrateur judiciaire dans l’exercice de son mandat d’administrateur provisoire n’est recevable.

La gestion des dettes des copropriétés en difficulté
Dans un délai de 2 mois à partir de sa désignation, l’administrateur provisoire doit prendre des mesures de publicité pour permettre aux créanciers de produire les éléments nécessaires à l’évaluation du montant de leurs créances. (10)

Les créanciers ont 3 mois pour déclarer leurs créances à partir de la désignation de l’administrateur.

La déclaration de créance est faite auprès de l’administrateur par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit contenir les mentions suivantes :

• Identité du créancier et coordonnées de la personne qui le représente
• Montant de la créance due au jour de l’ordonnance de désignation de l’administrateur
• Tout élément susceptible de prouver la créance
• Mode de calcul des intérêts
• Nature de la garantie dont la créance est éventuellement assortie
• Indication de la juridiction saisie si la créance fait l’objet d’un litige

Les créances relatives à un contrat de travail n’ont pas à être déclarées (arriérés de salaire du gardien par exemple).

L’administrateur provisoire vérifie les créances déclarées et établit la liste de ces créances et leurs montants et la dépose au greffe du tribunal judiciaire. Le greffier fait publier au Bodacc.

Les créanciers ont 2 mois à partir de la publication de la liste pour en contester le contenu auprès du président du tribunal judiciaire.

Les créances non déclarées dans les délais ne sont pas opposables aux tiers (sauf si le créancier démontre que la non-déclaration n’est pas de son fait).

Un projet d’échéancier est notifié par lettre recommandée avec avis de réception aux créanciers qui ont 2 mois à partir de la notification pour faire part de leurs observations.

Ce document comprend l’échéancier global et l’échéancier détaillé relatif au créancier concerné.

Le redressement d’une copropriété avec la mise en œuvre des seules procédures judiciaires n’est bien souvent pas possible, notamment du fait de la faiblesse des ressources des copropriétaires occupants. Les lois ALUR puis ELAN ont mis en place et affiné un dispositif, les ORCOD (opérations de requalification de copropriétés dégradées), pour traiter des quartiers entiers. Constitués de nombreuses copropriétés dégradées en très grandes difficultés et confrontés à une spirale auto-entretenue de dégradation, ces quartiers ont besoin de l’intervention de la puissance publique pour promouvoir des solutions à une échelle plus vaste que celle de la seule copropriété. Ce dispositif a fait l’objet d’une modification par la loi du 9 avril 2024 visant à l’accélération et à la simplification de la rénovation de l’habitat dégradé et des grandes opérations d’aménagement (art L741-1 à L741-4 du code de la construction et de l’habitation).

Actions menées dans le cadre d’une ORCOD
Des opérations de requalification des copropriétés dégradées peuvent être mises en place par l’Etat, les collectivités territoriales ou leurs groupements pour lutter contre l’indignité et la dégradation des immeubles en copropriété.

Ces opérations sont menées sur un périmètre défini par l’Etat, les collectivités territoriales ou leurs groupements dans le cadre d’un projet urbain et social pour le territoire concerné ou d’une politique locale de l’habitat. Elles peuvent inclure des monopropriétés.

Chaque opération fait l’objet d’une convention entre personnes publiques, dont, le cas échéant, l’opérateur chargé de la mise en œuvre est signataire, qui prévoit tout ou partie des actions suivantes :

1° Un dispositif d’intervention immobilière et foncière, incluant des actions d’acquisition, de travaux et de portage de lots de copropriété ;

2° Un plan de relogement et d’accompagnement social des occupants ;

3° La mobilisation des dispositifs coercitifs de lutte contre l’habitat indigne ;

4° La mise en œuvre des actions prévues à l’article L. 303-1 ;

5° Le cas échéant, la mise en œuvre d’un plan de sauvegarde prévu à l’article L. 615-1 du présent code ainsi que de la procédure d’administration provisoire renforcée prévue à l’article 29-11 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ;

6° La mise en œuvre d’actions ou d’opérations d’aménagement, au sens de l’article L. 300-1 du code de l’urbanisme, intégrant les objectifs de l’opération ;

Pour assurer le relogement, à titre temporaire ou définitif, des occupants des logements dans les copropriétés situées dans le périmètre des opérations mentionnées au premier alinéa du présent article, le maire et le président de l’établissement public de coopération intercommunale, signataires de la convention prévue au troisième alinéa du présent article, peuvent user des prérogatives qu’ils tiennent des troisième et avant-dernier alinéas de l’article L. 521-3-3 du présent code.

ORCOD déclarée d’intérêt national (ORCOD-IN)

L’Etat peut déclarer d’intérêt national, au sens de l’article L. 102-12 du code de l’urbanisme, une opération de requalification de copropriétés dégradées, dont il définit le périmètre par décret en Conseil d’Etat, si l’opération de requalification présente des enjeux majeurs en matière d’habitat dégradé, une complexité de traitement particulière et nécessite de lourds investissements, et si le droit de préemption urbain renforcé assorti de l’obligation mentionnée à l’avant-dernier alinéa de l’article L. 741-1 du présent code a été instauré et que la commune s’est engagée formellement à le déléguer à l’opérateur chargé de la mise en œuvre de l’opération d’intérêt national.

Le décret en Conseil d’Etat est pris après avis du représentant de l’Etat dans la région et après consultation de l’établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre compétent en matière d’opérations d’aménagement ou de la métropole de Lyon, des communes, des départements et des régions dont le territoire est inclus en tout ou partie dans le périmètre de l’opération ainsi que, le cas échéant, des établissements publics de coopération intercommunale compétents en matière d’habitat concernés. L’avis intervient dans un délai de trois mois à compter de la saisine et est réputé favorable s’il n’est pas intervenu à l’expiration de ce délai.

Pour assurer le relogement, à titre temporaire ou définitif, des occupants des logements dans les copropriétés situées dans le périmètre des opérations d’intérêt national mentionnées au premier alinéa du présent article, sur proposition de l’opérateur chargé de conduire l’opération, le représentant de l’Etat dans le département peut user des prérogatives qu’il tient de l’article L. 441-2-3, de même que le maire et le président de l’établissement public de coopération intercommunale, signataires de la convention prévue à l’article L. 741-1, de celles qu’ils tiennent des troisième et quatrième alinéas de l’article L. 521-3-3.