Mise à jour juillet 2024

Au sommaire

1. La notion de charges récupérables

2. Le paiement

3. Le mode de répartition

4. La régularisation

5. La prescription

Le locataire a l’obligation de payer – en accessoire au loyer- les charges locatives, aussi appelées charges récupérables. Ce sont les dépenses que le propriétaire paie et qu’il peut se faire rembourser par le locataire (secteurs privé et HLM).

1. La notion de charges récupérables(1)

Les taxes locatives, les fournitures et les prestations collectives ou individuelles, sont réglées par le bailleur et constituent une avance faite pour le compte du locataire. Il doit en être remboursé. Elles ne comprennent pas l’intégralité des charges dont s’acquitte le propriétaire du logement.

Pour tous les baux de location vide, quelle que soit leur date de signature, et pour les baux de location meublée signés depuis le 27 mars 2014, les charges récupérables sont des sommes accessoires au loyer principal.
Elles sont dues par le locataire sur justification, en contrepartie :

  • des services rendus liés à l’usage des différents éléments du logement ;
  • des dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun du logement ;
  • des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement (taxe d’enlèvement des ordures ménagères ou taxe de balayage).

La réglementation en vigueur résulte principalement du décret du 26 août 19872 qui énumère les charges récupérables pour les locations à usage d’habitation ou mixte d’habitation et professionnel soumises aux dispositions de la loi du 6 juillet 1989(3).

L’énumération faite par ce texte reste limitative. Seules les charges qui y sont mentionnées peuvent être facturées au locataire.

Un accord collectif local peut toutefois prévoir que les dépenses portant sur l’amélioration de la sécurité ou la prise en compte du développement durable pourront s’ajouter à cette liste et être mises à la charge du locataire.

Exemples de charges qui incombent au locataire :

Les ascenseurs et monte-charge :

  • Dépenses d’électricité ;
  • Produits et petit matériel d’entretien (petites réparations de la cabine ou des paliers) ;
  • Dans le cadre d’un contrat d’entretien de l’ascenseur : opérations et vérifications périodiques minimales, réparation et remplacement de petites pièces très usées, interventions pour dégager les personnes bloquées en cabine, dépannage et remise en fonctionnement des appareils.

L’eau et le chauffage :

  • Dépenses d’eau individuelle ;
  • Dépenses d’eau nécessaire à l’entretien des parties communes ;
  • Electricité combustible ou fourniture d’énergie quelle que soit sa nature ;
  • Exploitation et entretien courant : réglage, nettoyage, graissage des installations techniques ;
  • Visites périodiques de contrôle ;
  • Menues réparations.

Les parties communes et espaces extérieurs :

  • Salaire du personnel d’entretien ;
  • Electricité et entretien de la minuterie ;
  • Produits d’entretien ;
  • Menues réparations du matériel d’entretien ;
  • Opérations de coupe, désherbage, arrosage.

Les impôts et redevances :

  • Taxe d’enlèvement des ordures ménagères
  • Taxe de balayage

Les antennes collectives: frais d’installation, d’entretien et de remplacement, dans certaines conditions (4)

Pour les baux de location meublée conclus avant le 27 mars 2014, les charges récupérables sur le locataire sont déterminées d’un commun accord entre les parties (pas de liste prédéterminée).

Participation aux travaux d’économie d’énergie :

Lorsque le propriétaire aura réalisé dans le logement loué ou dans les parties communes des travaux d’économie d’énergie, il pourra, sous certaines conditions, demander au locataire en plus du loyer et des charges, une contribution correspondant à une partie de la dépense. Le montant de celle-ci et la durée du paiement seront limités. Les travaux devront bénéficier directement au locataire et lui être justifiés. Ils devront soit entraîner une amélioration de la performance énergétique, soit correspondre à un ensemble de travaux listés dans la loi(5).

Cette participation, limitée au maximum à 15 ans, est inscrite sur l’avis d’échéance et portée sur la quittance remise au locataire. Elle est communément appelée la «troisième ligne». Son montant, fixe et non révisable, ne peut être supérieur à la moitié du montant de l’économie d’énergie estimée

FOCUS

Les dépenses de personnel
Le décret de 1987 précise que les dépenses de personnel incluent, outre le salaire, les charges sociales et fiscales. En ce qui concerne l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets, il distingue selon que ces tâches sont assurées par le gardien ou par d’autres employés.
Le décret précise qu’il n’y a pas lieu de distinguer entre les services assurés par le bailleur en régie et les services assurés dans le cadre d’un contrat d’entreprise (décret : art. 2, a).
Lorsqu’il existe un contrat d’entreprise, le bailleur doit s’assurer que ce contrat distingue les dépenses récupérables et les autres dépenses.

Prestations réalisées par le gardien ou le concierge de l’immeuble
– Le gardien assure l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets(sortie des poubelles ménagères) : Les dépenses correspondant à sa rémunération et aux charges sociales et fiscales afférentes sont récupérables à concurrence de 75 % de leur montant, même si un tiers intervient pendant les temps de repos hebdomadaires ou les congés, en cas de force majeure, en cas d’arrêt de travail ou en raison de l’impossibilité matérielle ou physique
temporaire pour le gardien d’effectuer seul les deux tâches. La rémunération de ce tiers, qui intervient en remplacement du gardien ou du concierge et qui assure les mêmes fonctions que celui-ci, est récupérable en fonction des missions effectuées.
Le gardien n’assure que l’entretien ou l’élimination des rejets :
En ce cas, les dépenses liées à sa rémunération et aux charges ne sont exigibles qu’à concurrence de 40 % de leur montant (même si un tiers intervient).

Prestations réalisées par un employé d’immeuble
Lorsqu’un employé d’immeuble assure, conformément à son contrat de travail l’entretien des parties communes ou l’élimination des rejets, les dépenses correspondant à sa rémunération et aux charges sociales et fiscales afférentes sont exigibles, en totalité, au titre des charges récupérables. Toutefois, sont expressément exclues des dépenses de personnel récupérables (décret: art. 2, c, 4 et d) :
le salaire en nature ;
l’intéressement et la participation aux bénéfices de l’entreprise ;
les indemnités et primes de départ à la retraite ;
les indemnités de licenciement ;
la cotisation à une mutuelle prise en charge par l’employeur ou par le comité d’entreprise ;
la participation de l’employeur au comité d’entreprise ;
la participation de l’employeur à l’effort de construction ;
la cotisation à la médecine du travail.

Prestation d’encadrement direct des personnels d’immeuble
Le coût des services assurés en régie inclut les dépenses de personnel d’encadrement technique chargé du contrôle direct du gardien, du concierge ou de l’employé d’immeuble ; ces dépenses d’encadrement sont exigibles au titre des charges récupérables à concurrence de 10 % de leur montant (décret: art. 2, a).,

FOCUS

Les travaux d’économie d’énergie
Selon la date d’achèvement du bâtiment concerné, le propriétaire peut avoir le
choix entre deux options de travaux.

Soit il s’agit de la réalisation d’un bouquet de travaux dans le logement,
c’est-à-dire d’une combinaison d’au moins deux actions d’amélioration de la
performance énergétique parmi les travaux suivants :
travaux d’isolation thermique des toitures ;
travaux d’isolation thermique des murs donnant sur l’extérieur ;
travaux d’isolation thermique des parois vitrées et portes donnant sur l’extérieur ;
travaux de régulation ou de remplacement de systèmes de chauffage ou de production d’eau chaude sanitaire performants ;
travaux d’installation d’équipements de chauffage utilisant une source d’énergie renouvelable ;
travaux d’installation d’équipements de production d’eau chaude sanitaire utilisant une source d’énergie renouvelable.

Chacun de ces types de travaux doit être conforme aux caractéristiques techniques minimales précisées par arrêtés (arrêtés du novembre 2009).

Soit il s’agit d’atteindre une performance énergétique globale en réalisant des travaux permettant de limiter la consommation d’énergie du bâtiment
pour le chauffage, l’eau chaude sanitaire, le refroidissement, l’éclairage
en-dessous d’un seuil fixé par arrêtés (arrêtés du 23.11.09).
Dans ce cas, une étude thermique préalable doit être réalisée par un bureau d’études. Elle détermine les travaux à effectuer pour atteindre cette performance énergétique globale.

Bâtiments concernés par les travaux
La possibilité pour le bailleur d’opter soit pour le bouquet de travaux, soit pour l’atteinte d’une performance énergétique globale est fonction de la date d’achèvement du bâtiment concerné.
si le bâtiment a été achevé avant le 1er janvier 1948 : le bailleur ne peut opter que pour le bouquet de travaux ;
si le bâtiment a été achevé entre le 1er janvier 1948 et le 31 décembre 1989 : le bailleur peut choisir entre le bouquet de travaux et la performance énergétique globale ;
si le bâtiment a été achevé après le 1er janvier 1990 : le bailleur ne peut demander de contribution au locataire au titre du décret du 23 novembre 2009.

Exemples de charges non récupérables :
les frais de débouchage d’égouts (Cass. 3e civ., 3 avril 2007);
les dépenses de téléalarme et de télésurveillance installée dans les cabines d’ascenseur (Cass. 3e civ., 1er juin 2005), sous réserve des dispositions de la loi du 13 juillet 2006 ;
les indemnités de départ ou de mise à la retraite de l’employé d’immeuble (Rép. min. n° 54128 : JOAN Q, 3 mai 2005), de même que les primes reçues par une gardienne à l’occasion de son départ à la retraite et qui correspondent, non aux services rendus, mais à ses droits relatifs à la retraite (Cass. 3e civ., 25 juin 2008) ;
le détartrage avec dépose du bloc de résistance électrique, le locataire étant seulement tenu du rinçage et du nettoyage du corps de chauffe ainsi que des tuyauteries du chauffe-eau (Cass. 3e civ., 29 oct. 2008) ;
les frais de dégorgement des canalisations de vide-ordures ( Cass. 3e civ., 27 nov. 2002).

2. Le paiement

En location vide

Les charges locatives sont exigibles sur justificatifs, ce qui exclut le règlement au forfait et le loyer charges comprises.

Ainsi, une clause stipulant un forfait de charges est illégale et le bailleur, comme le preneur, ne peuvent renoncer par avance à une règle d’ordre public. Si le bail mentionne tout de même le loyer charges comprises, le locataire peut exiger de son bailleur la communication du décompte annuel de charges, lui permettant d’en contester éventuellement le montant dans la limite de la prescription.

Le paiement s’effectue :

  • soit par le versement de provisions pour charges, par exemple tous les mois ou tous les trimestres ;
  • soit par la récupération ponctuelle des dépenses engagées en apportant les justificatifs de ces dépenses (factures, contrats etc.).

Lorsque les charges font l’objet d’un paiement sous forme de provisions, la demande doit être dûment justifiée par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l’immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.

A défaut de justificatifs, le locataire pourrait demander la réduction du montant des provisions. En pratique, les parties conviennent du versement d’une provision mensuelle et d’une régularisation annuelle.

Le locataire dispose d’un recours contre son bailleur qui aurait sous-évalué la provision de charges à la signature du bail. Les tribunaux ont pu considérer que la sous-évaluation de la provision mensuelle sur charges, si elle ne vicie pas le consentement du locataire à la convention locative, l’a toutefois conduit à mésestimer le montant des charges qu’il allait devoir acquitter pendant le cours du bail, lui causant ainsi un préjudice (Paris, 29 octobre 2003).

En location meublée

Le paiement des charges par forfait est possible en location meublée(6) , dans le cadre de la colocation(7) ou d’un logement en résidence universitaire(8).

En effet dans ces différents régimes juridiques, les charges locatives sont récupérées par le bailleur, au choix des parties et tel que prévu par le contrat :

  • soit dans les conditions de droit commun (voir location vide) lorsqu’il s’agit de provisions pour charges ;
  • soit sous la forme d’un forfait versé simultanément au loyer.

Le montant du forfait de charges et la périodicité de son versement doivent être définis dans le contrat ; il ne peut donner lieu à aucun complément, ni régularisation ultérieure.

Le montant du forfait doit être fixé selon les dispositions du droit commun. Il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer principal (avec l’indice de référence des loyers IRL) et il ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté.

Le forfait de charges locatives étant réputé couvrir l’ensemble des charges, il n’est pas possible de récupérer d’autres dépenses auprès du locataire.
Par exemple, en cas de « surconsommation » d’eau, le bailleur ne peut réclamer un remboursement du surplus à son locataire, le forfait de charges ne pouvant faire l’objet d’une régularisation.

Par ailleurs, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères est comprise dans ce forfait. Le propriétaire ne peut donc la réclamer en sus.

3. Le mode de répartition

La loi du 6 juillet 1989 ne réglemente pas la répartition des charges entre les locataires et laisse aux parties l’option entre une répartition au prorata des consommations réelles, si la ventilation est possible, ou au prorata des millièmes généraux ou spéciaux, s’il existe un règlement de copropriété(9) ou encore selon tout autre mode de répartition équitable. A défaut d’imposer un mode de répartition, la loi dispose que, dans les immeubles collectifs, le bailleur doit communiquer au locataire le mode de répartition des charges, ce qui implique la possibilité, pour ce dernier, de contester la grille de répartition, s’il l’estime inéquitable, sans que cette contestation puisse être opposée au syndicat des copropriétaires.

Le mode de répartition ainsi que la nature des charges récupérées peuvent être contestés par le locataire devant la Commission Départementale de Conciliation (phase amiable) ou le tribunal d’instance (phase contentieuse).

4. La régularisation

Que ce soit en location vide ou en location meublée, lorsque les charges locatives sont versées sous forme de provisions, le bailleur doit procéder une fois par an à la régularisation de celles-ci. Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges, ainsi que dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires, à défaut, le bailleur ne saurait obtenir le paiement de l’arriéré de charges.

La régularisation doit s’accompagner d’une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectif.

Le bailleur doit transmettre, à la demande du locataire, un récapitulatif des charges du logement, par voie postale ou par voie dématérialisée (nouvelle modalité de la loi ALUR et entrée en vigueur le 1er septembre 2015).

Durant 6 mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives (factures, contrat d’entretien etc.) devront être tenues à la disposition du locataire (un mois seulement, avant la loi ALUR).

Ces pièces doivent être tenues à la disposition personnelle des locataires pendant tout le délai légal et pas seulement à l’occasion d’une seule réunion10. La loi ne précise pas où ni comment le locataire peut consulter les pièces justificatives qui doivent être tenues à sa disposition.
Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, il demande un complément.

Selon le dispositif introduit par la loi ALUR, lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s’il en fait la demande.

Ces obligations ne s’appliquent pas à une location meublée signée avant le 27 mars 2014 : dans ce cas, les justificatifs ne sont soumis à aucune condition de forme ou de délai.

FOCUS

Précisions sur la régularisation en cas de départ du locataire
Dans les immeubles en copropriété, si le locataire part avant que la régularisation annuelle des charges ait pu avoir lieu, le propriétaire bailleur peut conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant l’arrêté des comptes de l’immeuble. Il devra, le cas échéant, lui rendre la différence entre le montant retenu, et les sommes effectivement payées, ou lui demander un complément.